Privacy statement

RKVV Roosendaal hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze Privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. RKVV Roosendaal houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy statement;
Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als RKVV Roosendaal zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacy statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door RKVV Roosendaal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratief doeleinde:
Voor het verwerken van de contributie.
Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.
Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RKVV Roosendaal de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Adres;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Geslacht;
Geboortedatum;
IBAN;

Je persoonsgegevens worden door RKVV Roosendaal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Toestemming bij kinderen

Wij als vereniging verklaren dat wij persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) verwerken zonder dat daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bij inschrijving wordt expliciet om de toestemming van ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger gevraagd, anders wordt de inschrijving niet geaccepteerd. Dit is echter een digitale toestemming i.p.v. een handtekening op papier. Inschrijfformulier moet bij minderjarigen door ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger ingevuld worden. Door het verzenden van het inschrijfformulier geeft men automatisch toestemming om de gegevens van minderjarigen te mogen verwerken.

Bijzondere gegevens

Medische gegevens worden alleen voor sportkamp gebruikt, daarna weer vernietigd. Bij inschrijving voor sportkamp wordt hiernaar gevraagd.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door RKVV Roosendaal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

de inschrijving via formulier inschrijven;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RKVV Roosendaal de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
E-mailadres.

Je persoonsgegevens worden door RKVV Roosendaal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van Sponsoren

Persoonsgegevens Sponsoren worden door RKVV Roosendaal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven – acties en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RKVV Roosendaal de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres.

Je persoonsgegevens worden door RKVV Roosendaal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een sponsor

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door RKVV Roosendaal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RKVV Roosendaal de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboortedatum;
Salarisgegevens;
Kopie ID;
BSN-nummer;
IBAN.

Je persoonsgegevens worden door RKVV Roosendaal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
Het verzorgen van de (financiële) administratie;
Sportlink, database KNVB

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

RKVV Roosendaal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens RKVV Roosendaal van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Verwerking van foto’s en video’s

Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door een fotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van RKVV Roosendaal of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op één van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar webmaster@rkvvroosendaal.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

RKVV Roosendaal heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat RKVV Roosendaal hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met RKVV Roosendaal via webmaster@rkvvroosendaal.nl met een duidelijke verwijzing naar waar het materiaal zich bevindt. RKVV Roosendaal zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft RKVV Roosendaal geen verantwoordelijkheid, tenzij door RKVV Roosendaal zelf geplaatst.

Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/leiders/trainers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen RKVV Roosendaal, kan de desbetreffende vrijwilliger/leider/trainer/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop RKVV Roosendaal geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit Privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidstrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.

Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om jezelf te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op deze website zal steeds de meest recente versie van onze Privacy statement worden opgenomen. De Vereniging raadt jou dan ook aan de Privacy Statement regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen jou per e-mail en via de website te informeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van onze Privacy Statement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens:
RKVV Roosendaal
Sportstraat 17 | 4708 AP Roosendaal
Secretaris: A.van Meel, secretaris@rkvvroosendaal.nl